Che cos’è la gestione degli eventi?

La gestione degli eventi indica la pianificazione, l’organizzazione, lo svolgimento e il follow-up sistematici degli eventi. Ciò comporta il coordinamento di date, sedi, collaboratori, attrezzature tecniche, veicoli, fornitori di servizi, budget e procedure.

Il termine comprende sia eventi pubblici che eventi aziendali interni. Tra questi figurano, ad esempio, fiere, congressi, concerti, spettacoli teatrali, eventi aziendali, corsi di formazione, convegni, mostre e presentazioni di prodotti.

L’obiettivo di una gestione strutturata degli eventi è quello di mettere a disposizione tutte le risorse necessarie al momento giusto e nel luogo giusto, garantendo uno svolgimento sicuro, economico e conforme alla pianificazione.

Con una Pianificazione digitale di eventi È possibile coordinare eventi, sedi, collaboratori, attrezzature, veicoli e attività in un’unica pianificazione visiva integrata.

Qual è la differenza tra gestione degli eventi e pianificazione degli eventi?

I termini «pianificazione degli eventi» e «gestione degli eventi» vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma descrivono ambiti diversi.

La pianificazione degli eventi si concentra sulla preparazione concreta di un evento. Ciò comprende in particolare:

• Pianificazione degli appuntamenti
• Pianificazione delle sedi
• Pianificazione delle attività
• Pianificazione del personale
• Pianificazione tecnica
• Pianificazione logistica
• Pianificazione delle operazioni

La gestione degli eventi comprende inoltre la supervisione e il controllo durante lo svolgimento, nonché le attività successive.

Tra questi figurano, tra l’altro:

• Controllo del budget
• Gestione dei fornitori di servizi
• Gestione della sicurezza
• Gestione dei partecipanti
• Comunicazione
• Gestione delle modifiche
• Verifica dei risultati
• Documentazione

La pianificazione degli eventi costituisce quindi una componente fondamentale della gestione globale degli eventi.

Quali sono le mansioni che rientrano nella gestione degli eventi?

I compiti variano a seconda del tipo di evento, delle dimensioni, del pubblico di riferimento e del contesto organizzativo.

Tra le aree principali figurano:

• Definire gli obiettivi dell’evento
• Definire il tipo e il formato dell’evento
• Pianificare il budget
• Stabilire la data e la durata
• Selezionare e prenotare la sede dell’evento
• Creare il programma e il flusso di lavoro
• Pianificazione del personale e dei fornitori di servizi esterni
• Coordinare la tecnologia e le attrezzature
• Organizzare veicoli e trasporti
• Tenere conto delle autorizzazioni e dei requisiti di sicurezza
• Gestire i partecipanti e gli inviti
• Pianificazione del montaggio e dello smontaggio
• Organizzare e monitorare un evento
• Gestire le anomalie e i malfunzionamenti
• Documentare e valutare l’evento

In caso di più eventi pianificati contemporaneamente, è necessario coordinare anche il personale, gli spazi, i veicoli e le risorse tecniche condivise.

Quali eventi è possibile pianificare?

La gestione digitale degli eventi può essere impiegata per diversi tipi di eventi, sia interni che esterni.

Fiere ed esposizioni

In occasione delle fiere è necessario coordinare tra loro lo stand, il personale, l’attrezzatura tecnica, gli articoli esposti, i trasporti, i tempi di allestimento e gli appuntamenti con i clienti.

Gli oggetti tipici di pianificazione sono:

• Stand fieristico
• Personale di stand
• Oggetti esposti
• Tecniche di presentazione
• Sale riunioni
• Tempi di consegna e di installazione
• Appuntamenti con i clienti
• Alloggi e viaggi

Congressi e convegni

In occasione di congressi e convegni, vengono coordinati interventi, relatori, sale, partecipanti, attrezzature tecniche e fasce orarie.

Inoltre, potrebbero essere necessarie le seguenti risorse:

• Moderatori
• Interprete
• Tecnico
• Personale addetto alla registrazione
• Ristorazione
• Sale per workshop
• Tecnologia di streaming

Concerti ed eventi culturali

I concerti, gli spettacoli teatrali e i festival richiedono una pianificazione particolarmente dettagliata in materia di aspetti tecnici, sicurezza e svolgimento.

Occorre coordinare, ad esempio:

• Artisti e gruppi musicali
• Esempi
• Palchi
• Tecnica luci e audio
• Aree riservate
• Servizi di sicurezza
• Personale addetto all’accoglienza
• Montaggio e smontaggio

Eventi aziendali

Tra gli eventi aziendali interni ed esterni figurano:

• Feste aziendali
• Eventi di avvio
• Eventi per i clienti
• Presentazioni dei prodotti
• Workshop
• Corsi di formazione
• Conferenze per i collaboratori
• Riunione dei dirigenti

Eventi sportivi

Gli eventi sportivi richiedono la pianificazione degli orari delle gare, degli impianti, delle squadre, degli arbitri, dei volontari, del personale di sicurezza e dell’assistenza medica.

Quali risorse devono essere pianificate in occasione degli eventi?

L’organizzazione di un evento richiede numerose risorse in termini di personale, spazi, attrezzature tecniche e logistica.

Collaboratori e team organizzativi

Tra i collaboratori per cui è possibile effettuare la pianificazione figurano, ad esempio:

• Responsabile degli eventi
• Responsabile di progetto
• Squadre di montaggio e smontaggio
• Tecnico
• Moderatori
• Hostess e host
• Personale addetto all’assistenza
• Forze di sicurezza
• Autisti
• Personale addetto alle pulizie
• Personale temporaneo
• fornitori di servizi esterni

Nel caso di Pianificazione del personale È necessario tenere conto delle disponibilità, degli orari di lavoro, delle qualifiche, delle pause, delle assenze e dei luoghi di lavoro.

Sedi e sale degli eventi

Tra le risorse spaziali figurano:

• Sale per eventi
• Sale congressi
• Sale per seminari
• Palchi
• Stand fieristici
• Aree riservate
• Guardaroba
• Settori di ristorazione
• Spazi di stoccaggio
• Posti auto

Nella pianificazione delle sedi è necessario tenere conto della capacità, delle attrezzature, degli accessi, della sicurezza antincendio, dell’accessibilità e della disponibilità oraria.

Tecnologia per eventi

Le risorse tecniche possono essere disponibili in quantità limitata e devono essere prenotate con largo anticipo.

Le attrezzature tecniche tipiche per eventi comprendono:

• Microfoni
• Altoparlanti
• Mixer
• Tecnica dell’illuminazione
• Teli
• Proiettori
• Pareti LED
• Telecamere
• Tecnologia di streaming
• Apparecchiature radio
• Sistemi per palchi e travature
• Distribuzione dell’energia elettrica

Veicoli e trasporti

I veicoli sono necessari per il personale, le attrezzature tecniche, il materiale scenografico, il catering e altre attrezzature.

Tra questi figurano:

• Furgoni
• Autocarri
• Allegati
• Autovetture
• Autobus
• Carrelli elevatori
• Transpallet
• Trasporti speciali

La pianificazione dei veicoli e dei trasporti è strettamente legata alla Pianificazione del parco veicoli collegato.

Materiali e attrezzature

Inoltre, sono spesso necessari i seguenti materiali:

• Mobili
• Barriere
• Segnaletica
• Decorazione
• Materiale pubblicitario
• Targhette identificative
• Documentazione informativa
• Materiali di consumo
• Dispositivi di protezione

Come si svolge la pianificazione di un evento?

La pianificazione professionale di un evento si articola in diverse fasi coordinate tra loro.

1. Definire l’obiettivo dell’evento

In primo luogo, si definisce lo scopo dell’evento.

Possibili obiettivi sono:

• Informare i clienti
• Presentare i prodotti
• Formare i collaboratori
• Stabilire contatti
• Aumentare la notorietà del marchio
• Generare ricavi
• Trasmettere conoscenze
• Offrire intrattenimento

2. Definire le condizioni quadro

Successivamente vengono definiti i principali dati organizzativi di riferimento:

• Data
• Durata
• Numero di partecipanti
• Destinatari
• Formato dell’evento
• Budget
• Sede
• Responsabili

3. Selezionare la sede dell’evento

La sede dell’evento deve essere adeguata al numero previsto di partecipanti, al programma e alle attrezzature tecniche.

Si prega di verificare quanto segue:

• Capacità
• Disponibilità
• Accessibilità
• Posti auto
• Accessibilità
• Alimentazione elettrica
• Connessione a Internet
• Protezione antincendio
• Tempi di montaggio e smontaggio

4. Creare la struttura del progetto e definire le attività

L'evento è suddiviso in sezioni e attività.

I pacchetti di lavoro tipici sono:

• Sede
• Programma
• Tecnologia
• Dati personali
• Marketing
• Gestione dei partecipanti
• Ristorazione
• Logistica
• Sicurezza
• Documentazione

5. Pianificazione delle risorse

Il personale, i locali, le attrezzature, i veicoli e i materiali vengono assegnati alle singole attività e alle fasce orarie.

La struttura generale Pianificazione delle risorse impedisce che le stesse risorse vengano riservate contemporaneamente per più eventi.

6. Creare un piano di lavoro

Il piano di lavoro descrive la sequenza temporale di tutte le operazioni importanti.

Tra questi figurano:

• Consegna
• Struttura
• Verifica tecnica
• Prova generale
• Introduzione
• Punti all’ordine del giorno
• Pause
• Tempi di ristrutturazione
• Fine dell’evento
• Smantellamento
• Trasporto di ritorno

7. Coordinare i fornitori di servizi

I partner esterni vengono integrati nella pianificazione complessiva con i loro servizi e le loro fasce orarie.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Azienda di catering
• Fornitore di servizi tecnici
• Servizi di sicurezza
• Impresa di pulizie
• Aziende di trasporto
• Allestitori di fiere
• Agenzie di artisti
• Servizi di interpretariato

8. Attuare misure di sicurezza e piani di emergenza

A seconda del tipo e delle dimensioni dell’evento, occorre tenere conto delle norme di sicurezza, delle vie di fuga, del primo soccorso e delle procedure di emergenza.

9. Organizzare l’evento

Durante l’evento vengono monitorati lo svolgimento, l’assegnazione del personale, gli aspetti tecnici e il programma.

Le modifiche e i malfunzionamenti devono essere valutati rapidamente e comunicati alle persone responsabili.

10. Seguito e valutazione

Al termine dell’evento verranno analizzati i feedback, i costi, il numero dei partecipanti, eventuali problemi e i suggerimenti di miglioramento.

Esempio pratico di pianificazione di un evento

Un’agenzia di eventi organizza un congresso specialistico di due giorni con 800 partecipanti, 35 relatori e diversi workshop in parallelo.

Per l’evento sono necessari una sala principale, sei sale per workshop, attrezzature per le presentazioni, interpreti, servizio di catering, personale di sicurezza e una squadra di allestimento.

Due settimane prima dell’evento, una sala per workshop inizialmente prevista risulta indisponibile. Allo stesso tempo, un relatore necessita con breve preavviso di ulteriore attrezzatura per lo streaming.

Grazie a una pianificazione centralizzata degli eventi, il team di gestione del progetto è in grado di:

• quali locali siano disponibili nel periodo richiesto
• quali workshop possono essere rinviati
• quali tecnologie siano già state pianificate altrove
• quali dipendenti e fornitori di servizi sono interessati
• quali informazioni relative ai partecipanti devono essere adattate
• se i tempi di montaggio o di trasporto subiscano variazioni

Il workshop verrà trasferito in una sala sostitutiva adeguata e l’attrezzatura aggiuntiva verrà prelevata da un parco attrezzature disponibile.

Il flusso di lavoro aggiornato è disponibile a livello centrale per tutti i collaboratori e i fornitori di servizi autorizzati.

Gestione degli eventi e pianificazione dei progetti

Un evento presenta solitamente un obiettivo ben preciso, una durata limitata e un budget definito. Può pertanto essere pianificato e gestito come un progetto.

La Pianificazione dei progetti Supporta, tra l’altro:

• Strutturazione del progetto
• Pianificazione delle attività
• Pianificazione degli appuntamenti
• Tappe fondamentali
• Responsabilità
• Pianificazione delle risorse
• Monitoraggio dello stato di avanzamento

Nella gestione degli eventi si aggiungono ulteriori requisiti specifici quali la location, i partecipanti, gli aspetti tecnici, la sicurezza e la logistica.

Gestione degli eventi e pianificazione dell’impiego del personale

Gli eventi richiedono spesso team mutevoli con competenze diverse.

Nella pianificazione dell’impiego del personale occorre tenere conto, tra l’altro, dei seguenti aspetti:

• Disponibilità
• Orario di lavoro
• Qualifica
• Ruolo
• Luogo di impiego
• Pause
• Tempi di allestimento e smontaggio
• disposizioni di legge in materia di orario di lavoro

Un evento può disporre di personale sufficiente e tuttavia essere gestito in modo inadeguato, qualora, ad esempio, manchino tecnici qualificati o addetti alla sicurezza.

Gestione degli eventi e pianificazione delle sedi

La pianificazione delle sedi coordina le sedi degli eventi, le sale e gli spazi.

Si prega di tenere conto di quanto segue:

• Capacità di partecipazione
• Disposizione degli spazi
• Palchi e aree tecniche
• Vie di fuga
• Accessibilità
• Zone di consegna
• Guardaroba
• Aree di ristorazione
• Tempi di allestimento
• Orari di pulizia

In presenza di più eventi in programma contemporaneamente, è necessario coordinare con particolare attenzione le sale, i flussi dei partecipanti e i tempi di allestimento.

Gestione degli eventi e pianificazione tecnica

La pianificazione tecnica garantisce che tutte le apparecchiature necessarie siano installate, collaudate e pronte all’uso al momento opportuno.

Le fasi tipiche della pianificazione tecnica sono:

• Determinare il fabbisogno tecnico
• Prenotare dispositivi
• Organizzare il trasporto
• Prevedere il tempo necessario per l’allestimento
• Verificare l’alimentazione elettrica
• Eseguire un test tecnico
• Prevedere dispositivi di riserva
• Pianificazione dello smantellamento e del trasporto di ritorno

Una risorsa tecnica disponibile non è automaticamente idonea. Occorre tenere conto anche delle prestazioni, dei collegamenti, della compatibilità e del personale addetto al funzionamento.

Gestione e logistica degli eventi

Eventlogistik coordina il trasporto, lo stoccaggio e la messa a disposizione di tutti i materiali e le risorse tecniche necessari.

Tra questi figurano:

• Orari di consegna
• Zone di carico
• Veicoli
• Percorsi di trasporto
• Deposito di transito
• Aree di costruzione
• Trasporto di ritorno
• Materiale di imballaggio

Un ritardo nella consegna del materiale può compromettere l’allestimento, il collaudo tecnico e l’inizio dell’evento.

Gestione degli eventi e pianificazione della sicurezza

La pianificazione della sicurezza costituisce un elemento fondamentale della gestione degli eventi, in particolare nel caso di manifestazioni pubbliche o di grandi dimensioni.

Si prega di tenere conto, ad esempio, di quanto segue:

• Percorsi di fuga e di soccorso
• Protezione antincendio
• Controlli degli accessi
• Indirizzamento dei visitatori
• Primo soccorso
• Piani di evacuazione
• Influenze meteorologiche
• Servizi di sicurezza
• Comunicazione in caso di emergenza
• requisiti normativi

I requisiti specifici dipendono dalla sede dell’evento, dal numero di partecipanti e dalle disposizioni di legge vigenti.

Pianificazione del montaggio e dello smontaggio

Il montaggio e lo smontaggio costituiscono fasi di pianificazione a sé stanti e non devono essere considerati semplicemente come brevi periodi marginali.

Occorre coordinare:

• Accessi
• Ordine di consegna
• Squadre di allestimento
• Tecnico
• Veicoli
• Attrezzature di sollevamento
• Autorizzazioni d’uso delle sale
• Controlli di sicurezza
• Pulizia
• Restituzione della sede

Spesso le attrezzature tecniche o gli arredi possono essere installati solo una volta completati i lavori precedenti.

Gestione dei fornitori di servizi in occasione di eventi

Molti eventi vengono organizzati in collaborazione con fornitori di servizi esterni.

Per ciascun partner dovrebbero essere documentate almeno le seguenti informazioni:

• Ambito dei servizi
• Referente
• Tempo di impiego
• Data di installazione e consegna
• Sede dell’evento
• Costi
• Dipendenze
• Stato di approvazione
• Documenti richiesti

Interfacce poco chiare tra organizzatori e fornitori di servizi comportano spesso duplicazioni di lavoro o prestazioni mancanti.

Gestione degli eventi e gestione dei documenti

In occasione degli eventi vengono prodotti numerosi documenti e file.

Tra questi figurano, ad esempio:

• Piani operativi
• Piani degli spazi
• Contratti
• Offerte
• Elenchi dei partecipanti
• Concetti di sicurezza
• Autorizzazioni
• Piani tecnici
• Liste di controllo
• Foto
• Istruzioni di struttura

Con una soluzione integrata Gestione dei documenti È possibile collegare direttamente i file a eventi, attività, sale, collaboratori o appuntamenti.

Errori tipici nella gestione degli eventi

La pianificazione inizia troppo tardi

Le sedi, le attrezzature tecniche, i fornitori di servizi o il personale qualificato non sono più disponibili nella data richiesta.

Mancano i tempi di montaggio e smontaggio

Gli spazi o le attrezzature vengono prenotati uno dopo l’altro per più eventi, nonostante siano necessari lavori di allestimento e trasporto.

Le risorse vengono registrate due volte

Il personale, i locali, i veicoli o le attrezzature tecniche sono assegnati contemporaneamente a più eventi.

Le responsabilità non sono chiare

Le attività vengono pianificate, ma non vengono assegnate a una persona specificamente responsabile.

I fornitori di servizi operano sulla base di informazioni obsolete

Le modifiche alle date o alle scadenze non vengono comunicate a livello centrale.

I requisiti di sicurezza vengono verificati troppo tardi

Mancano le autorizzazioni, i provvedimenti antincendio o il personale di sicurezza necessario poco prima dell’inizio dell’evento.

La tecnologia verrà selezionata solo in base alla disponibilità

Il dispositivo è disponibile, ma non è compatibile con il resto dell’attrezzatura o non è adatto alle dimensioni della sala.

I tempi di trasporto vengono sottovalutati

Le attrezzature non possono essere spostate in tempo tra le diverse sedi dell’evento.

Manca un piano di emergenza

Non sono previste alternative in caso di guasti tecnici, assenze del personale, problemi meteorologici o evacuazioni.

Le modifiche non vengono documentate

I soggetti coinvolti operano con piani operativi e scadenze temporali diversi.

Non è necessario alcun lavoro di revisione

Non vengono analizzati costi, esperienze, malfunzionamenti e potenzialità di miglioramento.

Indicatori chiave nella gestione degli eventi

Numero di partecipanti

Il numero dei partecipanti indica quante persone si sono registrate, si sono presentate o erano effettivamente presenti.

Capacità di carico

Il tasso di occupazione mette in relazione il numero effettivo di partecipanti con la capacità disponibile della sede dell’evento.

Scostamento dal budget

Lo scostamento di bilancio mette a confronto i costi pianificati con quelli effettivamente sostenuti per l’evento.

Rispetto delle scadenze

Il rispetto delle scadenze indica se l’allestimento, le attività in programma, le consegne e lo smantellamento sono stati effettuati entro le fasce orarie previste.

Utilizzo delle risorse

L’utilizzo delle risorse descrive in che misura il personale, i locali, i veicoli e le attrezzature tecniche siano stati effettivamente utilizzati.

Tasso di cancellazione

Il tasso di cancellazione indica la percentuale di partecipanti iscritti o di servizi prenotati che sono stati annullati con breve preavviso.

Tasso di mancata presentazione

Il tasso di no-show indica la percentuale di partecipanti iscritti che non si sono presentati all’evento.

Costo per partecipante

Questo indicatore mette in relazione i costi totali dell’evento con il numero effettivo di partecipanti.

Numero di modifiche alla pianificazione

Questo indicatore mostra con quale frequenza è stato necessario modificare con breve preavviso appuntamenti, sale, personale o altre risorse.

Tasso di errore

Il tasso di guasti rileva i problemi di natura tecnica, organizzativa o legati al personale verificatisi durante l’evento.

Soddisfazione dei partecipanti

La soddisfazione dei partecipanti può essere misurata tramite sondaggi, valutazioni o la disponibilità a raccomandare il servizio.

Rispetto delle scadenze da parte dei fornitori di servizi

Questo indicatore mostra se i partner esterni hanno rispettato le scadenze relative alla consegna, all’installazione e alla messa in servizio.

Il software come strumento di supporto

Il software è in grado di supportare la pianificazione degli eventi fornendo informazioni centralizzate su date, disponibilità, risorse e responsabilità. La scelta della soluzione più adatta dipende dal processo specifico, dai dati disponibili e dai sistemi esistenti. Un esempio è La pianificazione degli eventi con Visual Planning®.

Conclusione

La gestione degli eventi integra date, luoghi, personale, spazi, attrezzature tecniche, veicoli, fornitori di servizi e attività in un unico programma coordinato. Una pianificazione strutturata rende visibili le interdipendenze e favorisce la messa a disposizione tempestiva di tutte le risorse necessarie.